こんにちは、ひろしです。
今回は「提案書の書き方のコツ」というテーマで記事をご紹介します。
この記事はこんなひとにオススメ
✅ビジネスで採用される提案書が書きたい方
✅仕事でプロジェクト提案や商品開発提案したい方
✅仕事でつかう報告書や企画書の書き方を知りたい方
⏩提案書の書き方のコツがわかります。
それではどうぞお読み進めください。
目次
１．◯◯から書き始める
提案書の書き方のコツは「課題」をまず最初に記載するということです。
次項で文章構成を解説します。
２．伝わる文章構成
読み手に伝わる文章構成にするためには、まずは課題を書いてその後にあるべき姿を書きます。
その後の付加情報を付け加えます。
２-１．課題
提案書にはまず「課題」を書きましょう。
課題を第一に書く理由はひとは「困っていること」に共感するためです。
目的ややりたいことを最初に書くのではなく現状の課題を先に書きます。
そうすることで書き手（あなた）と読み手で課題意識を共有することができます。
２-２．あるべき姿
次にあるべき姿（提案したこと）を書きましょう。
冒頭に課題を書いたことで「課題を解決させるためにこの施策を講じたい」といったストーリーを自然に繋げることができます。
２-３．付加情報
最後は付加情報（効果、コスト、参考データなど）を書きます。
⏩施策を行うことによる費用
⏩施策をし場合・しなかった場合のリスク
提案内容を安全に進めるために裏取りした情報などもここで付け加えます。
３．読み手が誰なのかを考える
提案書を作成するときはまずは読み手が誰なのかを確認しましょう。
３-１．経営層
会社の経営層向けの提案書の場合は必ず冒頭に課題を書きます。
理由は経営判断を行う際には「なぜこれをやる必要があるのか」が必要であるためです。
１）課題（当社の課題）
２）あるべき姿（提案内容・承認依頼内容）
３）付加情報（費用、効果、参考データ等）
「課題→あるべき姿」のストーリーがつながるように構成しましょう。
また、自部署で使用している専門用語は使用しないようにしましょう。
理由は経営層はあなたの部署の仕事内容を細かく把握していないためです。
専門用語は伝わらない上に、提案書の書き方について指摘をされる可能性があります。
専門用語は一般的に理解できることばに言い換えて使用しましょう。
３-２．直属上司
経営層むけと同じく冒頭に課題を書きましょう。
ただし直属上司にプレゼンする際は専門用語を使用してO Kです。
１）課題（自部署の課題）
２）あるべき姿（提案内容・承認依頼内容）
３）付加情報（費用、効果、参考データ等）
理由は経営層とは違って直属上司はあなたの仕事内容を把握しているためです。
直属上司に対しては普段使用していることばの方が伝わりやすいです。
３-３．取引先
少し例外的ですが、取引先への提案書は「提案内容」を冒頭に書く方が伝わりやすいです。
１）あるべき姿（提案内容）
２）課題（御社または業界を取り巻く現状
３）付加情報（費用、効果、参考データ等）
専門用語は一般的に理解できることばに言い換えましょう。
４．伝えるテクニック
ここからは読み手に伝わる提案書作成のテクニックをご紹介します。
４-１．１ページ目で８割を伝える
提案書の１ページ目に内容の８割を伝える「提案概要」ページを作りましょう。
１）現状の課題：売上減少
２）解決するための施策（提案内容）：独身男性サラリーマンをターゲットにした商品開発
３）コスト・効果などの付加情報：コスト◯◯、効果1年目◯◯売上
４-２．２ページ目以降に詳細を書く
２ページ目以降に提案概要に書いた項目に沿って詳細説明を書きましょう。
提案書全体を通して「概要→詳細」に順に構成することで読み手が内容理解しやすくなります。
４-３．数字をつかう
数字を使うことで説得力が増します。
🟡今年は前年同月比較で12.４％売上減少、来客数は8.5％減少
数字を使用することで客観的な事実のみを報告することできます。
主観性が取り除かれることで読み手の納得につながります。
ポイントはデータの誤記をしないこと。
一部でも数字が誤っていると提案書全体に対して信用がなくなってしまいます。
４-４．字を少なくする
提案書に書く字を少なくすることで内容が読み手に伝わりやすくなります。
理由は字をたくさん書いても読み手は読まないためです。
また、字を多く書くと読みことがしんどくなり「結局何を提案したいの？」とあなたの思いが伝わらない結果となってしまいます。
不要な言い回しや情報は入れずに、要点のみを記載しましょう。
４-５．関係ないデータは載せない
提案書の趣旨と関係のないデータは載せないようにしましょう。
これは意外とやってしまいがちです。
提案書を作成するにあたっていろいろなことを調べます。
その中で「この情報も念のため提案書に盛り込んでおこう。。」としてしまいがちですが、読み手にとっては不要な情報である場合があります。
提案書が大方完成した後に、客観的に全体感を見直すことをオススメします。
良い参考情報であったとしても「提案内容と微妙に関係がないかも。。。」といった場合は思い切って削除しましょう。
４-６．「ことば」を合わせる
提案書で使用する「ことば」を統一させましょう。
理由は「同じ意味だが違うことば」は読み手を混乱させるためです。
⏩2021年に出たトップ商品
❌「前年発売の売上トップ商品」と「2021年に出たトップ商品」を同じ意味で使用している
提案中に「これとこれは同じ意味？」といった指摘が入るとプレゼンの流れがわるくなってしまいます。
提案書作成完了後に全体感を見直していろいろな言い回しをしている場合は修正して一致させましょう。
５．まとめ
✅読み手が誰なのかを考えて文章を書く
✅数字等の付加情報で説得力が増す
いかがでしたでしょうか。
提案は読み手への共感が重要です。
最後に良い記事を執筆されている外部リンクをご紹介させていただきます
✅説得力のある「提案書」の書き方とは？パワーポイントでの作成例と構成の考え方/Digitalbox Magazine
✅わかりやすい提案書の書き方 | 例文サンプルとテンプレート/bizroute
今後も有益な情報を記事にしてまいります。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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